Aktualności

Organizacja czasu pracy

Szkoda czasu na bałagan. 10 zasad dobrej organizacji pracy dla brukarzy

Czy się stoi, czy się leży, dwa tysiące… wróć! To już nie te czasy. Wiedzą to zarówno pracodawcy, jak i pracownicy. (Prawie) wszyscy chcą teraz wykonywać swoją pracę dobrze, efektywnie i w terminie. A do tego niezbędne jest odpowiednie zarządzanie zadaniami i czasem. Przed Tobą 10 szybkich porad w tym temacie. 

 

Uporządkuj miejsce pracy

Rada na początek: zanim zaczniesz zarządzać czasem i zadaniami, ogarnij swoje otoczenie. Nieuporządkowana przestrzeń rozprasza wszystkich dookoła. A w najmniej odpowiednim momencie sprawi Ci kłopoty. 

 

Zrób listę

Duże zadania warto podzielić na mniejsze elementy – dzięki temu łatwiej będzie je realizować. Jeśli będziesz odhaczać je krok po kroku, to perspektywa ukończenia zadania nie będzie tak odległa. 

 

Zidentyfikuj priorytety

W sieci można znaleźć sporo narzędzi, które Ci w tym pomogą. Jednym z rozwiązań jest macierz Eisenhowera. Nazwa brzmi groźnie, ale chodzi w niej po prostu o przyporządkowanie zadań do czterech grup. Obrazuje to kwadrat podzielony na ćwiartki. Każda ćwiartka reprezentuje inne zadania: ważne i pilne, ważne i niepilne, nieważne i pilne, nieważne i niepilne. Dzięki temu można ustalić najważniejsze zadania i odsiać tzw. rozpraszacze. 

 

Ustal harmonogram

Na podstawie listy i podziału zadań, ustal kolejność ich wykonania. Oczywiście sytuacja może się zmieniać. Dlatego ustalony harmonogram trzeba po prostu aktualizować. Ale będziecie mieli już ramowy plan, który pomoże lepiej organizować pracę. 

 

Wyznaczaj konkretne cele 

Zadanie musi być jasno sprecyzowane. Jeśli pozostawisz sobie i innym pole do interpretacji, może się okazać, że myśleliście o dwóch różnych rzeczach. Gdy nie ma konkretnego celu, trudno o efektywność w czasie. 

 

Deleguj do zadań konkretne osoby

Dzięki temu odpowiedzialność za ich wykonanie się nie rozmyje. Każde zadanie musi być oczywiście dostosowane do wiedzy, umiejętności i doświadczenia osoby, która ma je wykonać. To samo zadanie może zająć jednej osobie chwilę, a drugiej całe wieki.

 

Oszacuj czas i zostaw rezerwę

Warto wstępnie ustalić czas potrzebny na wykonanie poszczególnych zadań. Możesz go potem na bieżąco korygować, ale przynajmniej zadania nie będą się niepotrzebnie rozwlekać. Zawsze zostaw sobie rezerwę czasową na nieprzewidziane wydarzenia. 

 

Monitoruj postępy

Sprawdzaj, czy prace idą zgodnie z harmonogramem. Może trzeba wprowadzić jakieś zmiany? Albo przydzielić jedno z zadań komuś innemu? 

 

Nie odkładaj pracy na później 

Dotyczy to wszystkich zadań, ale przede wszystkim tych mniej przyjemnych. I tak będzie trzeba je zrobić, dlatego im szybciej, tym lepiej. Poza tym, jeśli będziesz ich unikać, to zwykle niepotrzebnie zburzysz ustalony harmonogram. 

 

Zrób z tego nawyk

Uwierz w moc efektywnego zarządzania czasem i pracą! A potem zrób z tego nawyk ☺! Dzięki temu te same zadania uda się po prostu wykonać szybciej. Albo zrobić więcej w tym samym czasie. Efektywna praca zwiększa też satysfakcję i motywację pracowników. Poza tym, mniejszy chaos w robocie, to mniejszy stres dla wszystkich. To z kolei przełoży się na uniknięcie błędów i większe bezpieczeństwo. A to przecież jest najważniejsze…